Les conditions d'acceptation des factures électroniques par l'administration fiscale

Définition

En application du VI de l’article 289 du CGI, une facture électronique est une facture (ou un flux de factures) créée, transmise, reçue et archivée sous forme électronique, quelle qu'elle soit. L’ensemble du processus de facturation doit être électronique. Par conséquent, si une facture est créée sous format électronique puis imprimée et envoyée sous format papier : il ne s’agit pas d’une facture électronique. De la même manière, si une facture est créée sous format papier puis numérisée et ensuite envoyée par courriel : il ne s’agit pas d’une facture électronique.

Néanmoins, par mesure de tolérance, une facture créée sur papier, puis numérisée pour être envoyée et reçue de façon électronique (par courriel ou réseau sécurisé) sera considérée comme une facture électronique sous réserve du respect des conditions cumulatives suivantes par l'émetteur :

-          la facture numérisée devra être sécurisée au moyen d'une signature électronique quelles que soient les caractéristiques de cette dernière ;

-          l'émetteur de la facture devra conserver la facture sous les deux formats, papier et électronique.

Cette mesure de tolérance est valable jusqu’au :

- 1^er janvier 2017 : pour les grandes entreprises et les personnes publiques ;

- 1^er janvier 2018 : pour les entreprises de taille intermédiaire ;

- 1^er janvier 2019 : pour les petites et moyennes entreprises ;

- 1^er janvier 2020 : pour les micro-entreprises.

Les différents types de factures électroniques

L’authenticité de l’origine des factures (par l'identification de l'émetteur) et l'intégrité du contenu, lequel doit être non modifiable, doivent être garanties. A cet effet, l’article 289 VII du CGI fait état de trois formats électroniques acceptés :

• Les factures envoyées par courriel ou par une pièce jointe dans un courriel (format PDF, JPEG). Ces factures doivent être accompagnées d’une piste d'audit fiable de documents établissant la réalité de transaction (contrat de prestations de services, bon de commande, devis, avis d’expédition ou de livraison…). Cette méthode est aussi appelé « EDI incomplet » ;

• Les factures avec signature électronique par un certificat électronique qualifié ;

• Les factures émises sous la forme d’un message structuré selon une norme sécurisée entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque telle que l’échange informatisée de données (EDI)…

Pour précision, le destinataire d’une facture n’est pas lié par le mode de sécurisation choisie par l’émetteur. Ainsi, deux entreprises cocontractantes peuvent choisir pour l’une la méthode de l’EDI et pour l’autre méthode de l’EDI incomplet. Il existe des particularités pour les entreprises choisissant la méthode de signature électronique certifiée.

Le destinataire doit accepter la transmission de factures sous format électronique. Il peut le faire de manière explicite par l’intermédiaire d’un document formel (Conditions Générales, clause dans un contrat…) ou de manière tacite par le paiement de la facture par exemple.

Il existe une particularité dans le secteur public : les entreprises qui émettent des factures à destination de l’État ont désormais l’obligation, depuis l’ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014, d’émettre lesdites factures sous format électronique. Cependant, cette obligation est progressivement applicable selon la taille de l’entreprise. Le calendrier d’obligation de facturation électronique est le suivant :

• 1^er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques ;
• 1^er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire ;
• 1^er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises ;
• 1^er janvier 2020 : obligation pour les micros entreprises.